为规范公司采购人员为合作实体店采购计算机软硬件及辅助设备批发相关产品的行为，明确流程、权责与标准，确保采购活动高效、透明、合规，并保障公司与合作方的共同利益，特制定本办法。

一、 总则

1. 目的与适用范围：本办法适用于本公司所有采购人员，为其负责的、与合作实体店相关的计算机、服务器、网络设备、外围设备、存储设备、各类正版软件及技术辅助设备等批发采购业务。
2. 核心原则：采购活动须遵循“公开透明、公平竞争、公正择优、诚实信用、成本效益、合规合法”的原则，确保所购产品符合合作方需求、行业标准及国家法律法规。

二、 采购流程规范

1. 需求确认与计划制定：

• 采购人员须与合作实体店指定对接人进行充分沟通，明确其具体需求，包括设备型号、技术参数、性能指标、数量、预算范围、交付时间、售后服务要求等，并形成书面《采购需求确认单》，经双方签字确认。

• 根据确认的需求，制定详细的《采购计划书》，明确采购方式、潜在供应商评估标准、时间节点等，报请部门负责人及公司相关管理层审批。

1. 供应商选择与评估：

• 原则上应通过公开询价、竞争性谈判或招标等方式选择供应商。对于长期合作、信誉良好的优质供应商，可按公司规定采用简化流程，但须保留完整的比价或议价记录。

• 供应商评估应重点考察其企业资质、授权证明（特别是品牌代理资质）、产品质量、市场价格、供货能力、技术支持和售后服务水平等。

1. 合同签订与订单执行：

• 确定供应商后，须按照公司合同管理规定签订正式的采购合同或订单。合同内容应清晰载明产品清单、规格、单价、总价、交付与验收标准、付款方式、保修条款、违约责任等。

• 采购人员负责跟踪订单执行，督促供应商按时保质交货，并协调物流运输至合作实体店指定地点。

1. 到货验收与入库：

• 货物送达合作实体店后，采购人员应会同合作方指定人员依据合同和《采购需求确认单》进行现场验收，核对数量、型号，检查外观及基本功能。涉及复杂设备或软件的，可协调供应商技术人员共同参与。

• 验收合格后，双方签署《到货验收单》。合作方完成其内部入库或接收手续，并将验收单副本反馈至公司采购部门备案。

1. 付款申请与归档：

• 采购人员凭生效的合同、验收合格单据、供应商发票等完整凭证，按照公司财务流程提交付款申请。

• 整个采购流程中的所有文件，包括需求单、计划书、询价记录、合同、验收单、沟通记录等，须及时整理归档，确保采购过程的可追溯性。

三、 采购人员行为准则

1. 廉洁自律：严禁采购人员接受供应商的任何形式的回扣、佣金、有价证券、贵重礼品或不当利益输送。严禁任何可能影响公正采购的私人关系介入。
2. 信息保密：对合作方的采购需求、预算信息及公司的采购策略、供应商信息等负有保密义务，不得泄露给无关方。
3. 专业负责：应不断学习计算机软硬件产品知识，了解市场动态和技术发展趋势，为合作方提供专业、负责任的采购建议。
4. 维护关系：作为公司与合作实体店的重要纽带，应积极沟通，及时反馈问题，维护良好的合作关系。

四、 特殊情形处理

1. 紧急采购：遇合作方紧急需求（如设备突发故障需紧急替换），可启动快速采购通道，但事后须补全审批和说明手续。
2. 退换货与售后服务：采购人员负责协调处理合作方提出的产品质量问题、退换货要求及合同约定的售后服务事宜，积极维护合作方权益。
3. 市场变化：如遇市场价格剧烈波动或产品更新换代，应及时与合作方沟通，协商调整采购方案。

五、 监督与责任

1. 公司采购部、财务部及审计部门有权对本办法的执行情况进行定期或不定期检查。
2. 对于违反本办法规定的采购人员，公司将视情节轻重给予警告、通报批评、经济处罚、调离岗位直至解除劳动合同等处理；涉嫌违法的，将移送司法机关处理。
3. 因采购人员失职、渎职或违规操作给公司或合作方造成经济损失的，须承担相应的赔偿责任。

本办法自发布之日起实施，由公司采购部负责解释与修订。